Newsletter di Mario Pagliaro, 27 gennaio, 2006:

Getting things done

Sommario:
La formidabile tecnica gtd inventata da David Allen ci consente di fare ordine nella mente e acquisire una nuova e migliore efficienza personale.

"Il nemico prova spesso a farci intraprendere ed avviare molti progetti così che ritroveremo sommersi con troppi compiti da portare a termine, e dunque non ne realizzaremo nessuno lasciando tutto incompleto. A volte ci suggerisce persino ad intraprendere un lavoro eccellente che lui prevede non completeremo mai. Questo perché vuole distrarci dalla prosecuzione di un qualche lavoro meno eccellente che avremmo facilmente completato. Non si cura di quanti programmi ed inizi realizziamo, a patto che non ne sia terminato alcuno".

Cita S. Francesco di Sales, l'inventore della formidabile tecnica di gestione del tempo getting things done (gtd), l'americano di Ojai, California, David Allen.

«Un amichevole cinquantenne – ha scritto Ben Hammersley sul Guardian del 29 settembre -- più vicino al vostro professore preferito che al solito guru dello sviluppo personale dai grandi denti bianchi da stadio.

E ha aggiunto: «David non parla di cose vaghe come coltivare l’autostima, superare il baratro o cercare l’eccellenza. Al contrario, le persone imparano a diventare efficiente con un semplice sistema basato su liste, cartelle e un’etichettatrice».

Abbandonata l’Università di Berkeley all'apice dell’era hippie alla fine degli anni sessanta, Allen -- perfetto esempio del genio della classe 1947 -- studia dieci anni il Buddismo Zen, la poesia Beat e il karate alla ricerca del senso della vita. «Studiavo le persone che avevano trovato l’illuminazione e volevo trovarla anch’io. Ma mentre molte persone cercavano la ‘verità’ rifugiandosi in una grotta con una ciotola di riso, io preferivo le donne e lo chardonnay».

Mind sweep

La tecnica offre un sistema per sgomberare la mente dai mille problemi e le mille scadenze sicuri che tutto è stato efficacemente catalogato e che non perderemo nessuna informazione o appuntamento importanti.

Tutti abbiamo delle cose fondamentali da fare e non abbiamo mai abbastanza tempo per farle. «Siamo stressati -- spiega Allen -- da tutto ciò che abbiamo lasciato entrare nel nostro universo fisico e psicologico».

Questa massa di azioni incomplete e di idee confuse -- open loops nel gergo gtd – non fa altro che impedirci di pensare. Siamo così preoccupati di ricordare tutto, che il nostro cervello è troppo stanco per rilassarsi ed essere creativo. E’ un circolo vizioso: più sono le cose da fare, più riusciamo a farle solo lentamente, e più si accumulano.

«La soluzione -- spiega Allen – è far uscire tutte queste cose dalla nostra testa e inserirle in un sistema affidabile. Cioè, scriverle. Una volta che avrete scritto tutto quello che dovete fare, e lo avrete inserito in un sistema in grado di contenere ogni genere di compito, la vostra mente sarà finalmente libera di realizzare le cose».

Nel gergo gtd questa operazione di riportare tutto su carta si chiama pulizia della mente (mind sweep), e può essere allo stesso tempo traumatica e liberatoria.

La tecnica consigliata è passare in rassegna la casa, la macchina, l’ufficio e ogni altro luogo della vostra vita e fare una lista di tutti gli oggetti e di tutti i documenti di cui ci dovremo occupare.

Chi usa il metodo per la prima volta scoprirà che per fare questa operazione possono volerci uno o due giorni; e che la lista ottenuta può benissimo contenere centinaia di punti. Ma è proprio questo lo scopo e l’idea centrale di Allen!

Il cervello non è in grado di distinguere tra un compito di poca importanza, e qualcosa di urgente appena emerso. Tutte queste cose ci tengono in ansia. Ed è solo mettendole insieme e cercando di capire che cosa dobbiamo fare, che potremo togliercele dalla testa.

Contesti e non priorità

Una volta scoperto cosa dobbiamo fare, la tecnica è semplice e prevede altri quattro-step: se una cosa necessita di meno di due minuti, è meglio occuparsene subito. Altrimenti, aggiungetela alla vostra lista scrivendo l’esatta azione necessaria per portare avanti il progetto. Secondo Allen, è solo pensando alla prossima azione fisica che possiamo veramente toglierci qualcosa dalla testa.

Allen infatti suggerisce di non organizzare le liste in base alle priorità, ma di compilare liste diverse per contesti diversi: l’ufficio, l’auto, la casa, il computer, la spesa e così via.

Dopo aver sgomberato la mente scrivendo, la cosa più importante è e rivedere le proprie azioni su base sistematica per assicurarvi che il vostro nuovo sistema di fare le cose funzioni.

E così, quello che sembra un banale sistema di liste e scadenze è in realtà qualcosa di molto più potente. Perché crea una mentalità completamente nuova. «Cosa significa questo per me?»; «Cosa voglio fare a questo proposito?»; «Qual è l’azione successiva da fare per questo progetto?»: sono le domande fondamentali a cui a un certo punto dobbiamo trovare una risposta, qualsiasi cosa vogliamo realizzare.

Una mente come l'acqua

Allen insegna come semplificare i propri pensieri ed aumentare l'efficienza raggiungendo uno stato mentale simile a quello dell'acqua, che nel karate corrisponde all'immagine usata per definire la posizione della perfetta prontezza.

«Immaginate -- dice la collega di Allen, Ana Maria González -- di tirare un sassolino in una pozzanghera. Come risponde l'acqua? In modo totalmente appropriato alla forza della sollecitazione; quindi ritorna alla quiete. Non reagisce né in modo esagerato né inferiore a quanto richiesto.

«La potenza del pugno nel karate -- continia González -- viene dalla velocità, e non dai muscoli. Ecco perché anche le persone più minute possono imparare a rompere una lavagna o un mattone con le loro mani: perché richiede la capacità di generare una forza focalizzata con rapidità. Ma un muscolo teso è anche lento. Quindi, i livelli elevati di training nelle arti marziali richiedono un equilibrio e rilassatezza più di ogni altra cosa. Pulire la mente ed essere flessibili.

«Qualsiasi cosa che causi una vostra sovra- o sottoreazione può controllarvi, e spesso lo fa. Rispondere in modo inappropriato alle vostre e-mail, al vostro staff, yai vostri progetti, ai vostre riviste non lette e ai pensieri su cosa avreste bisogno di fare, ai vostri figli, e al vostro capo vi condurrà a risultati inferiori alla attese. La maggior parte delle persone dedica più o meno attenzione di quanto necessario alle cose, esattamente perché non operano con una mente come l'acqua».

Al tempo in cui sgomenti assistiamo senza capirlo ad una acceleration of just about everything, non possiamo più permetterci di essere inefficienti; e per noi fantasiosi italiani, l'efficienza è tanto più importante perché ci regalerà tempo e spazio mentale per pensare di più e meglio a tutte quelle cose che amiamo e che non troviamo più il tempo di fare.

Imparate il gdt.

Per saperne di più

Il corso di formazione manageriale Getting things done della P m/a.

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